موفقیت درمثلث برمودا

خیلى ها فکر مى کنند مدیریت کار آسانى است. اما مدیرانى که در سازمانهاى بزرگ فعالیت مى کنند مى دانند که مدیریت یکى از سخت ترین کارها ، به شمار مى رود. محصول با کیفیت ، جذب مشترى بیشتر ، پیش گرفتن از رقبا ، مهار پیچیدگى هاى سازمان و هزار یک دغدغه دیگر مى توانند آرامش هر مدیرى را به تاراج ببرند. وقتى پیچیدگیهاى سازمان افزایش مى یابد ، مدیر سازمان احساس مى کند که دیگر بخوبى گذشته نمى تواند همه سازمان را زیر نظر داشته باشد و نقاط ضعف و قوت آنرا پایش کند.وقتى سطح پیچیدگى هاى سازمان از توان مدیریت آن بالاتر مى رود باید بگونه اى به مدیریت کمک کرد تا بتواند این پیچیدگى را مهار کند. براى مثال مى توان تعداد مدیران میانى را افزایش داد تا آنها سازمان را پایش کنند. اما راه بهتر دیگرى نیز وجود دارد. تکنولوژى اطلاعات تکنولوژى اطلاعات و سیستم هاى اطلاعاتى یکى از مفیدترین ابزارهایى محسوب که مى توانند مدیران را در هدایت اثربخش سازمان یارى بخشند.این مقاله ابتدا به بررسى مهمترین مسائل و مشکلات مدیریت مى پردازد و سپس به معرفى نرم افزارهایى مى پردازد که مى توانند در حل این مسایل بسیار راهگشا باشند. تعریف سازمان پیچیده پیچیدگى یک سازمان عبارتست از : درجه اى از تخصصى کردن افراد برحسب متخصصین شغلى در داخل سازمان و ممکن است بوسیله؛ تعداد مکانهایى که کار در آنجا مى شود، تعداد مشاغلى که انجام مى شود و تعداد سلسله مراتبى که وظایف مختلف را انجام مى دهند، تعریف و اندازه گیرى شود. پیچیدگى، مشکلات کنترل و هماهنگى را افزایش مى دهد و سازمان براى حفظ موقعیت خود در مقابل رقبا باید نوآورى را افزایش دهــد پیچیـدگى حاصــل عــدم اطمینان محیطى است و بطور فرایند چرخشى، محیط پیچیده و متغیر موجب افزایش عدم اطمینان محیطى مى شود،‌ با افزایش پیچیدگى و تنوع در محیط، سازمان براى تطبیق با آن، در خود پیچیدگى ایجاد مى کند. سازمانى که به طور همزمان داراى سطوح سلسله مراتب زیاد (تفکیک عمودى)، حیطه نظارت گسترده (تفکیک افقى) و مکانهاى جغرافیایى چندگانه باشد، بسیار پیچیده است. .1) تفکیک افقى: به درجه اى از تفکیک بین واحدها براساس افراد،‌ کارى که انجام مى‌دهند و تحصیلات و آموزشى که دارند،‌ دلالت مى کند. وقتى سازمان به دانش و مهارتهاى تخصصى زیادى نیاز دارد، پیچیدگى افزایش مى یابد، ارتباطات بین افراد مشکل شده و هماهنگى مشکل تر مى شود. تخصصى کردن مشاغل این معضل را شدت مى بخشد. دو نوع شناخته شده تفکیک افقى،‌ تخصص گرایى و تقسیم سازمان به بخشهاى مختلف است که افزایش هر کدام موجب افزایش پیچیدگى مى شود .2) تفکیک عمودى: به عمق ساختار دلالت دارد و افزایش این نوع تفکیک، تعداد سطوح سلسله مراتب را افزایش مى دهد. سلسله مراتب زیـاد، فاصلــه بــیــن مدیریت عالى با عملیات واقعى و همچنین تحریف ارتباطات را افزایش مى دهد و هماهنگى بین تصمیمات پرسنل مدیریتى و نظارت بر عملیات را براى مدیریت عالى مشکل مى سازد. تفکیک افقى و عمودى وابسته به هم هستند، افزایش تخصص گرایى وظایف هماهنگى را افزایش مى دهد و افزایش نیاز به هماهنگى موجب تفکیک عمودى مى شود .3) تفکیک جغرافیایى: با وجود مکانهاى مختلف در نواحى جغرافیایى مختلف، پیچیدگى افزایش مى یابد. تفکیک جغرافیایى به پراکندگى ادارات، کارخانه ها و کارکنان سازمان در مناطق جغرافیایى مختلف اشاره دارد. تفکیک جغرافیایى، تفکیک افقى و عمودى را گسترش مى دهد. یک سازمان وقتى واحد تولید و بازاریابى را از هم تفکیک مى‌کند، ممکن است این واحد بازاریابى در چند ناحیه جغرافیایى فعالیت کند که ‌موجب پیچیده‌تر شدن سازمان مى‌شود بر اساس این تعریف مى توان مثلث برمودا پیچیدگى سازمان ( مثلثى از پیچیدگى افقى، عمودى ، جغرافیایى) را به صورت زیر به تصویر کشید : رقابت و محیط نامطمئن اما عوامل دیگرى نیز وجود دارند که مى تواند موفقیت مدیران را در پیچیدگى زیاد ، دچار چالش و احتمال غرق شدن آنان را در مثلث برمودا قوت بخشند. براى بررسى این عوامل به بحث در مورد نیروهاى پنچ گانه محاصر کننده سازمان براساس مدل پورتر پرداخته مى شود. مایکل پورتر درمدل 5\\\' Forces ، تصویرى از نیروهاى اثر گذار بر سازمان را ارائه مى دهد. این پنج عامل عبارتند از : 1- تازه واردین 2- قدرت چانه زنى مشتریان 3- قدرت چانه زنى تامین کنندگان 4- رقبا 5- کالاى جانشین. عوامل 5 گانه فوق را مى توان با 3 فاکتور مهم دیگر ارتباط داد : 1- هزینه 2- کیفیت 3- زمان بنابراین مى توان گفت عوامل فوق ، دومین مثلث برموداى مدیریت را شکل مى دهند : اما ابزار موفقیت در این موقعیت هاى دشوار چیست ؟ راه کوتاه را مى توان به پاى پیاده پیمود و آنگاه که راه کمى طولانى تر شود با دویدن مى توان به موقع به مقصد رسید ، اما راه که دراز شد و مسیر دشوار ، مرکبى باید در سازمان و مدیریت نیز همین حکایت حکم فرما است . اگرچه در سازمان هاى کوچک مى توان اطلاعات لازم براى برنامه ریزى و کنترل سازمان را به دست آورد ، اما در سازمان هاى بزرگ دستیابى به این مهم بدون سیستم اطلاعاتى کارى است دشوار . یکى از شاخص هاى مهم کیفیت اطلاعات به هنگام بودن آن است و گرنه چه بسا اطلاعات جمع آورى شده نوش داروى باشد پس از مرگ سهراب. سیستم اطلاعاتى ، همانند عصب هاى انسان که اطلاعات را به مغز مى رسانند باید اطلاعات به هنگام و دقیق را به مغز سازمان ، مدیریت و تصمیم گیرندگان آن ، برسانند. امروزه به مدد پیشرفت تکنولوژى اطلاعات و ارتباطات (ICT) ، نرم افزارهایى به بازار عرضه شده است که توان ارائه اطلاعاتى دقیق و به هنگام را براى مدیریت فراهم مى کنند. مهمترین این نرم افزارها را مى توان بصورت زیر برشمرد : 1- نرم افزار برنامه ریزى منابع سازمان ( ERP) : نرم افزارى که براساس نگرش فرآیندى شکل گرفته است و آن را را مى توان نوع تکامل یافته نسل MRP ها دانست . زمانى MRP یا نرم افزار برنامه ریزى احتیاجات مواد شاهکارى نرم افزارى به شمار مى رفت ، اما پس از آن MRP II ها به بازار عرضه شدند که نرم افزار برنامه ریزى منابع تولیدى به شمار مى رفتند و در ادامه این روند تکاملى نرم افزار ERP ، با دیدگاهى فرآیندى به جاى دیدگاه کارکردى عرصه سیستم هاى اطلاعاتى را تحت الشعاع خود قرارداد. برخى مزایاى ERP عبارتست از : • افزایش کارایى • کاهش هزینه هاى پنهان • کاهش تاخیرها • کاهش سیکل زمانى تولید • چابکى در سازمان • توانایى اتخاذ تصمیم هاى بهتر • بهینه سازى ظرفیت منابع تولید 2- نر م افزار مدیریت ارتباط با مشتریان ( CRM) : امروزه با سخت تر شدن عرصه رقابت مى توان گفت تنها یک راه براى بقا و رشد باقى مى ماند : تمکین در برابر خواسته هاى مشتریان یکى از جملات مهم بیانیه ماموریت (Mission) در مورد مشتریان و خدمت گیرندگان آن سازمان مى باشد. لذا مى توان گفت اهمیت ارتباط با مشتریان به ویژه مشتریان کلیدى روز به روز افزایش مى بابد. CRM راهکارى است در جهت پاسخگویى به نیاز سازمانهاى مختلف در هدایت و مدیریت رابطه مشتریان و سازمان مورد نظر . از مزایاى CRM مى توان به موارد زیر اشاره کرد • شناسایى نیازهاى مشترى • ارتباط بهتر با مشترى • بهره گیرى از بازخورد هاى مشترى • بهره گیرى از فرصت هاى بازار • پاسخ سریع به درخواست هاى مشترى 3- نر م افزار مدیریت زنجیره تامین ( SCM) : همان گونه که در مدل پورتر نیز مشخص است تامین کنندگان یکى از عوامل تاثیر گذار بر سازمان مى باشند. با نگاهى به مثلت دوم نیز مى توان نقش مهم تامین کنندگان را کاملا احساس نمود . یکى از راههاى تولید محصول با قیمت تمام شده کمتر و در واقع هزینه کمتر ، تامین مواد اولیه و قطعات مورد نیاز ارزانتر از تامین کنندگان مى باشد. از سوى دیگر کیفیت محصول با کیفیت مواد اولیه پیوندى ناگسستنى دارد بنابراین نقش تامین کنندگان در بعد کیفیت محصول نیز قابل تامل و توجه است . و سرانجام مى توان گفت بدون دریافت به موقع مواد اولیه و قطعات نمى توان محصول را به موقع تحویل مشترى داد. SCM راهکارى نرم افزارى است که مدیران در مدیریت زنجیره تامین یارى مى دهد. 4- سایر نر م افزارها همچنین در کنار نرم افزار هاى مشهور فوق الذکر نرم افزارهاى دیگرى نیز وجود دارند که مى توانند مدیران در استفاده بهتر از منابع اطلاعاتى سازمان یارى دهند. در ذیل به برخى از این نرم افزارها اشاره مى شود : * BI : نرم افزار هوشمندى کسب و کار * Business Intelligence) SRM : نرم افزار روابط با تامین کنندگان *Supplier Relationship Management) PRM : نرم افزار روابط با شرکاء ( Partner Relationship Management) PLM : نرم افزار مدیریت چرخه عمر محصول ( Product Lifcycle Management

/ 0 نظر / 7 بازدید